Actualización Práctica de Tablas de Retención y Valoración Documental TVD – TRD Medellín

  • Fecha de Inicio

    2018-11-22 - 2:30 pm

  • Fecha de finalización

    2018-11-24 - 1:00 pm

  • Lugar del Evento

    Hotel Natura - Cra 35 No. 7 - 58

  • Teléfono

    3116350827

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  • ¿Para qué se requieren las TVD y TRD y cómo se articulan al MIPG?
  • ¿Cómo se configuran las tablas de retención documental (TRD)?
  • ¿Cuáles insumos se requieren para elaborarlas?
  • ¿Quién las aprueba y quién las convalida?
  • ¿Responsabilidades en los hallazgos por no publicación de TVD TRD?

 

  • Cumpla con las nuevas disposiciones en Materia de Eficiencia Administrativa, Transparencia y Acceso a la Información (MIPG). Decreto 1499 de 2017Art.15 L 1712/14 103/15
  • Seguimiento y Evaluación Técnica de las TRD/TVD Incluye Taller Práctico
  • Controle la producción y trámite documental
  • Identifique los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión
  • “Ley 594/2000 Art.18. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor”.

El Representante legal deberá garantizar en cada entidad pública, una responsable gestión documental, que a su vez, se constituya como un elemento de apoyo de suma importancia, por su valor histórico y probatorio en todas las entidades.

Al igual que la Oficina de Control Interno en su rol de evaluación y seguimiento al Proceso de Gestión Documental deberá colaborar para determinar el grado de avance administrativo que presenta el mejoramiento del proceso, así como el cumplimiento normativo interno y externo en materia archivística por parte de la Entidad.

CENDAP ha venido trabajando en la consolidación de un taller-teórico practico que ofrece a los participantes de las entidades del sector público, de diverso rango, los conocimientos básicos para la elaboración de las Tablas de Retención Documental –TRD–  y las tablas de Valoración Documental – TVD- con el fin de que cumplan con las exigencias normativas correspondientes y se constituyan en un instrumento archivístico que verdaderamente ofrezca apoyo a la gestión administrativa, transparencia y acceso a la información, recomendada por el nuevo MIPG.

Alcaldes, Concejales, Secretario General,  Servidores públicos responsables del Sistema de Gestión Documental  electrónicos, Funcionarios y líderes responsables de la gestión documental en las organizaciones, Líderes de Sistemas de Gestión Documental,  Jefes de Archivo, Líderes de Eficiencia Administrativa, Jefes de Talento Humano (Recurso Humano o Personal), Miembros  de instancias de articulación del Sistema Nacional de Archivos: Comités Técnicos y Consejos Municipales, Distritales y Departamentales de Archivos, Miembros del Comité de Gobierno en línea.  Auxiliares de Archivo,  Auxiliares de Centros Documentales, Administradores Documentales, Instituciones Educativas, Áreas Metropolitanas, Terminales, Profesionales en Ciencias de la Información o afines y en general, todos los funcionarios interesados en capacitarse sobre el tema expuesto, incluidos los responsables del proceso de Gestión de la Calidad.

Contexto funcional y normativo de la gestión documental y las tablas de retención y valoración documental

  • Antecedentes y conceptos generales sobre gestión documental, documentos y archivos; retención documental, valoración documental, transferencia documental, organización de archivos, entre otros.
  • Fondos documentales: definición, conformación y tipos.
  • Ciclo de vida de los documentos
  • Requisitos de la gestión documental en marco de Eficiencia Administrativa y MIPG.

 

 

Requisitos técnicos exigidos para la presentación de las tablas de retención documental – TVD – para su evaluación técnica.

  • Equipo de trabajo: Conformación, perfiles, roles
  • Investigación preliminar sobre la institución: Actos administrativos, estructura funcional, manuales de funciones y de calidad, procesos y procedimientos.
  • Investigación de fuentes documentales: Encuesta, listado maestro de registros, matriz de activos de información.
  • Análisis de la información recolectada: Clasificación y conformación de series documentales, Valoración primaria y secundaria, Disposición final
  • Elaboración y conformación de la TRD: Introducción, metodología, instructivos, trd por cada dependencia, anexos. Aprobación por parte del Comité Interno de Archivo y presentación para su revisión, evaluación y convalidación por parte del Consejo Departamental de Archivos.

 

  1. ELABORACIÓN DE TRD:
  2. IMPLEMENTACIÓN: Registro Nacional de Series, actos administrativos de implementación, programas de capacitación, programas de implementación, organización de archivos de gestión, programas de conservación, disposición final.
  3. ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO: Ajustes de TRD, programas de auditoria y seguimiento en la implementación de TRD.

 

 

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

  • Equipo de trabajo: Conformación, perfiles, roles
  1. ELABORACIÓN DE TVD:
  • Investigación preliminar sobre la institución: Recopilación actos administrativos, evolución, estructuras funcionales, manuales de funciones y de calidad, procesos y procedimientos.
  • Reseña histórica, cuadros de evolución orgánico-funcional, periodización-
  • Elaboración de inventarios documentales.
  • Análisis de la información recolectada: Identificación de asuntos, clasificación y conformación de series documentales, Valoración primaria y secundaria, Disposición final.
  • Elaboración de la TVD: Introducción, metodología, tvd por cada periodo y dependencias, anexos.
  • Aprobación por parte del Comité Interno de Archivo y presentación para su revisión, evaluación y convalidación por parte del Consejo Departamental de Archivos.
  • Aplicación de TVD: Organización de fondo documental, programas de conservación, disposición final.

 

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

  • Preparación y Plan de Transferencias
  • Alistamiento de la documentación a trasferir
  • Recepción de trasferencias
  • Inventario documental

Plan A $595.000 MÁS IVA 19%

Inscripción, conferencias, asesoría personalizada, refrigerios, almuerzo el segundo día de conferencias, material de apoyo, memorias, cumplido de comisión, diploma acreditativo y certificados

 

Plan B $985.000 MÁS IVA 19% 

Inscripción, conferencias, asesoría personalizada, alojamiento 3 días, 2 noches, acomodación en habitación doble, desayunos, almuerzos, cenas, refrigerios, material de apoyo, memorias, cumplido de comisión, diploma acreditativo y certificados.

BENEFICIOS:

  • Los que deseen habitación individual deberán cancelar un excedente
  • Descuentos especiales para acompañantes
  • Descuentos para grupos de más de tres (3) personas de una misma entidad.Vea nuestro Plan de Beneficios y Descuentos
  • Elige tu Plan, Paga tu asistencia 30 días antes de iniciar el evento y obtén el 10% de descuento sobre el valor del Plan A

1. Encuentre y diligencie formulario de inscripción en www.cendap.com

2. Para inscripción al Seminario deberá enviar soporte de pago tres (3) días antes de iniciar el evento.
Con el propósito de confirmar Reserva Hotelera enviar soporte de pago ocho (8) días antes a su asistencia.

3. Enviar copia escaneada del documento de pago al correo electrónico pagos@cendap.com

Favor consignar en alguna de las siguientes cuentas a nombre de CENDAP LTDA

BANCO DE OCCIDENTE
Cta. Cte No. 465014991 Recaudo en Línea – Bancos Grupo Aval

BANCOLOMBIA
Cta. Cte No. 001-143914-13

BANCO AGRARIO
Cta. Cte No. 01303-061700-8    

4. Datos de Facturación Cendap Ltda, Nit 811.012.739-8, Régimen Común

Hotel Natura – Cra 35 No. 7 – 58
Auditorio del Hotel – Sector Poblado
Primer día Jueves 2:30 pm a 6:30 pm
Incluye los servicios del Hotel hasta
el sábado a la 1:00 p.m

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