Elaboración Práctica y Actualización de Tablas de Retención, Valoración Documental y Transferencias Documentales Cartagena

  • Fecha de Inicio

    2018-04-12 - 2:30 pm

  • Fecha de finalización

    2018-04-14 - 1:00 pm

  • Lugar del Evento

    Hotel Cartagena Plaza - Av.1 No. 6 - 154 Sector Bocagrande

  • Teléfono

    3116350826

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  • Elaboración Práctica y Actualización de Tablas de Retención, Valoración Documental y Transferencias Documentales
  • Cuales insumos se requieren para elaborarlas
  • Quién las aprueba y Quien las convalida
  • Responsabilidades en los hallazgos por no publicación de TVD y TRD

CENDAP ha venido trabajando en la consolidación de un taller-teórico practico que ofrece a los participantes de las entidades del sector público, de diverso rango, los conocimientos  para la elaboración de las Tablas de Retención Documental –TRD–  y las tablas de Valoración Documental – TVD- con el fin de que cumplan con las exigencias normativas correspondientes y se constituyan en un instrumento archivístico que verdaderamente ofrezca apoyo a la gestión administrativa, transparencia y acceso a la información, recomendada por el nuevo MIPG.

El Representante legal deberá garantizar en cada entidad pública, una responsable gestión documental, que a su vez, se constituya como un elemento de apoyo de suma importancia, por su valor histórico y probatorio en todas las entidades.

Al igual que la Oficina de Control Interno en su rol de evaluación y seguimiento al Proceso de Gestión Documental deberá colaborar para determinar el grado de avance administrativo que presenta el mejoramiento del proceso, así como el cumplimiento normativo interno y externo en materia archivística por parte de la Entidad.

Alcaldes, Concejales, Secretario General,  Servidores públicos responsables del Sistema de Gestión Documental  electrónicos, Funcionarios y líderes responsables de la gestión documental en las organizaciones, Líderes de Sistemas de Gestión Documental,  Jefes de Archivo, Líderes de Eficiencia Administrativa, Jefes de Talento Humano, Miembros  de instancias articulación Sistema Nacional de Archivos.

Contexto Funcional y Normativo de la Gestión Documental y las Tablas de Retención y Valoración Documental.

  • Antecedentes y conceptos generales sobre gestión documental.
  • Documentos y archivos; retención documental, valoración documental, transferencia documental, organización de archivos, entre otros.
  • Fondos documentales: definición, conformación y tipos
  • Ciclo de vida de los documentos.
  • Requisitos de la gestión documental en marco de Eficiencia Administrativa y MIPG

 

 

Requisitos técnicos exigidos para la presentación de las tablas de Retención Documental TRD para su evaluación técnica.

  • Equipo de trabajo: Conformación, perfiles, roles

Elaboración de TRD:

  • Investigación preliminar sobre la institución: Actos administrativos, estructura funcional, manuales de funciones y de calidad, procesos y procedimientos.
  • Investigación de fuentes documentales: Encuesta, listado maestro de registros, matriz de activos de información.
  • Análisis de la información recolectada: Clasificación y conformación de series documentales, Valoración primaria y secundaria, Disposición final.
  • Elaboración y conformación de la TRD: Introducción, metodología, instructivos, TRD por cada dependencia, anexos.
  • Aprobación por parte del Comité Interno de Archivo y presentación para su revisión, evaluación y convalidación por parte del Consejo Departamental de Archivos.

 

 

Implementación

Registro Nacional de Series, actos administrativos de implementación, programas de capacitación, programas de implementación, organización de archivos de gestión, programas de conservación, disposición final.

 

 

Actualización y Seguimiento

  • Ajustes de TRD, programas de auditoria y seguimiento en la implementación de TRD.

 

 

Tabla de Valoración Documental

  • Equipo de trabajo: Conformación, perfiles, roles

 

 

 

Elaboración de TVD:

  • Investigación preliminar sobre la institución: Recopilación actos administrativos, evolución, estructuras funcionales, manuales de funciones y de calidad, procesos y procedimientos.
  • Reseña histórica, cuadros de evolución orgánico-funcional, periodización-
  • Elaboración de inventarios documentales.
  • Análisis de la información recolectada: Identificación de asuntos, clasificación y conformación de series documentales, Valoración primaria y secundaria, Disposición final.
  • Elaboración de la TVD: Introducción, metodología, tvd por cada periodo y dependencias, anexos.
  • Aprobación por parte del Comité Interno de Archivo y presentación para su revisión, evaluación y convalidación por parte del Consejo Departamental de Archivos.
  • Aplicación de TVD: Organización de fondo documental, programas de conservación, disposición final.

 

 

Transferencias Documentales

  • Preparación y Plan de Transferencias
  • Alistamiento de la documentación a trasferir
  • Recepción de trasferencias
  • Inventario documental

Plan A $598.000 MÁS IVA 19%

Inscripción, conferencias, asesoría personalizada, refrigerios, material de apoyo, memorias, cumplido de comisión, diploma acreditativo y certificados

 

Plan B $985.000 MÁS IVA 19% 

Inscripción, conferencias, asesoría personalizada, alojamiento 3 días, 2 noches, acomodación en habitación doble, desayunos, almuerzos, cenas, refrigerios, material de apoyo, memorias, cumplido de comisión, diploma acreditativo y certificados.

BENEFICIOS:

  • Los que deseen una habitación individual deberán cancelar un excedente
  • Descuentos para grupos de más de tres (3) personas de una misma entidad
  • Pague su asistencia 30 días antes de iniciar el evento, obtenga 10% de descuento en el Plan A
  • Descuentos especiales para acompañantes

1. Encuentre y diligencie formulario de inscripción en www.cendap.com

2. Para inscripción al Seminario deberá enviar soporte de pago tres (3) días antes de iniciar el evento.
Con el propósito de confirmar Reserva Hotelera enviar soporte de pago ocho (8) días antes a su asistencia.

3. Enviar copia escaneada del documento de pago al correo electrónico pagos@cendap.com

Favor consignar en alguna de las siguientes cuentas a nombre de CENDAP LTDA

BANCO DE OCCIDENTE
Cta. Cte No. 465014991 Recaudo en Línea – Bancos Grupo Aval

BANCOLOMBIA
Cta. Cte No. 001-143914-13

BANCO AGRARIO
Cta. Cte No. 01303-061700-8    

Hotel Cartagena Plaza – Av. 1 No. 6 – 154
Auditorio del Hotel – Sector Bocagrande
Primer día Jueves 2:30 pm a 6:30 pm
Incluye los servicios del Hotel hasta
el sábado a la 1:00 p.m

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