• Cumplimiento Normativo y Legal:

La implementación de instrumentos archivísticos en la Política de Gestión Documental asegura el cumplimiento de las normativas y leyes vigentes en materia de archivos y gestión documental. El Acuerdo No. 001 del 2024 establece directrices específicas que las entidades públicas deben seguir, y su correcta aplicación es fundamental para evitar sanciones y garantizar la legalidad de las operaciones administrativas.

• Eficiencia Administrativa:

Integrar instrumentos archivísticos, como el Cuadro de Clasificación Documental y las Tablas de Retención Documental, permite una organización sistemática y estructurada de los documentos. Esto facilita el acceso rápido y eficiente a la información, reduciendo tiempos de búsqueda y mejorando la productividad de los funcionarios.

• Transparencia y Rendición de Cuentas:

La gestión documental adecuada, respaldada por instrumentos archivísticos, promueve la transparencia en las operaciones gubernamentales. Al tener registros bien organizados y accesibles, se facilita la rendición de cuentas y se fortalece la confianza del público en las instituciones.

• Preservación de la Memoria Institucional:

Los instrumentos archivísticos garantizan la conservación adecuada de los documentos de valor histórico y administrativo, preservando la memoria institucional. Esto es esencial para la continuidad operativa y la toma de decisiones informadas basadas en el conocimiento del pasado.

• Optimización de Recursos:

Una gestión documental eficiente reduce costos asociados con el almacenamiento innecesario de documentos y optimiza el uso de los espacios físicos y digitales. La correcta implementación de las Tablas de Retención Documental asegura que solo se conserven los documentos necesarios, eliminando aquellos que ya no tienen valor administrativo, fiscal o legal.

• Mejora en la Gestión de Riesgos:

La adecuada organización y clasificación de los documentos minimiza los riesgos de pérdida de información crítica y asegura la recuperación rápida en caso de desastres o incidentes. Esto es vital para la continuidad de las operaciones y la protección de datos sensibles.

• Apoyo en la Toma de Decisiones:

Los instrumentos archivísticos proporcionan una base sólida de información confiable y accesible que apoya la toma de decisiones estratégicas. La disponibilidad de datos precisos y oportunos es fundamental para la planificación y gestión eficiente de las entidades públicas.

• Evaluación y Seguimiento del Desempeño (FURAG):

El Sistema Único de Información de Gestión y Desempeño (FURAG) es una herramienta clave para la evaluación y seguimiento del desempeño institucional. La integración de instrumentos archivísticos en la Política de Gestión Documental permite que la información registrada en FURAG sea completa, precisa y fácilmente verificable, mejorando la calidad de los informes de desempeño y facilitando la identificación de áreas de mejora.